Un outil souple pour la gestion de projet en groupe

Trello fait partie des outils de gestion de productivité visuel en ligne souples qui ont émergé récemment. Leur intérêt est de proposer des mécanismes de gestion de projet en groupe légers, mais efficaces. Ils peuvent aussi bien être utilisés individuellement, comme une to-do-list, que pour gérer des projets à réaliser en petites équipes, comme un projet en groupe pour un cours à l’Université

Le recours à des outils de communication simples du type messagerie avec des groupes WhatsApp par exemple permet de faciliter la communication entre les membres du groupe de projet en créant un canal d’échanges dédié au projet. Il reste cependant limité dans les capacités à coordonner et synchroniser les activités du projet. Les outils du type Trello proposent une solution légère et souple.

Trello s’inspire d’une méthode connue sous le nom de Kanban. Elle se veut une approche souple permettant le suivi de l’avancement de tâches. Cette méthode est basée sur un système de cartes qui indiquent à tout moment ce qui est à faire, quand, par qui, et ce qui est fait.

Trello propose un tableau de bord, composé de plusieurs colonnes qui correspondent aux phases du cycle du projet. Chaque tableau correspond à un projet qui peut être privé ou public, individuel ou en équipe. Le tableau se décompose en planche organisées en colonnes. Chaque planche représente un état: à faire, à valider… Chaque planche contient des cartes qui représentent une tâche à réaliser. Les cartes sont mobiles et peuvent être déplacées d’une planche à une autre, permettant ainsi de tracer leur évolution aux travers des différentes phases du projet.

Une approche simple de gestion de projet consiste par exemple à définir 3 planches: « à faire », « en cours », « fait ». L’organisation des planches de gauche à droite correspond implicitement aux états chronologiques dans lesquels les différentes tâches vont passer. Il est bien entendu possible d’ajouter dynamiquement des planches pendant le déroulement du projet si le besoin s’en fait sentir. La souplesse d’agencement du tableau de bord permet à chaque équipe de trouver elle-même sa propre façon d’utiliser Trello et de gérer ses projets. Il peut par exemple s’avérer nécessaire de valider le résultat de certaines tâches avant qu’elles ne soient considérées comme effectuées. Il suffira alors d’insérer une planche « à valider » entre les planches « en cours » et « fait ».

Le but pour un projet étant de faire passer l’ensemble des tâches de la première à la dernière colonne.

Il est possible pour chaque carte de lui attribuer des étiquettes de couleur pour signaler l’urgence de la tâche, par exemple, d’assigner des utilisateurs-trices à chaque carte indiquant que la tâche correspondante leur est attribuée; d’ajouter une check-liste; de définir une date d’échéance.

Chaque carte se comporte aussi comme un forum dédié à la tâche et permet de créer un espace d’échange pour cette tâche. Chaque carte se comporte par ailleurs comme un espace de stockage pour associer et partager entre les membres de l’équipe les documents relatifs à chaque tâche.

La formule gratuite de Trello permet d’avoir accès à des fonctionnalités largement suffisante pour la gestion de projet en petites équipes.

Il existe des alternatives à Trello qui proposent des méthodes assez proches, telles que Asana, Avaza, ou encore ClickUp.