Les fichiers dans les nuages, mais la tête sur les épaules

L’étude réalisée à l’Université sur les usages des technologies de l’information par les étudiants a montré une utilisation assez importante de clés USB qui répond à plusieurs usages: sauvegarde de fichiers importants, transferts entre différents équipements, partage et échange avec d’autres étudiants. Elle a aussi montré l’émergence d’un service Web 2.0 d’un usage complémentaire: le stockage de fichiers en ligne ou encore « dans les nuages ». En effet, le meilleur moyen d’avoir la tête sur les épaules pourrait bien être d’avoir ses fichiers dans les nuages. Ce type de service dont le plus populaire est Dropbox permet tous les usages d’une clé USB, de façon beaucoup plus simple, mais aussi d’autres bien plus étendus pour le partage et la collaboration.

Le nez dans la rédaction de votre rapport, vous oubliez de conserver régulièrement une copie de votre rapport. Vous travaillez à plusieurs sur un rapport commun, mais vous ne savez plus quelle est la dernière et bonne version.

Pour ne pas vous retrouver dans la situation d’entonner la complainte du backup:

les services de stockage dans les nuages sont là.

Le premier usage que vous pouvez faire d’un tel service, c’est simplement de garder une copie de vos fichiers. La plupart des services de stockage en ligne vous proposent une interface simple qui s’intègre dans l’environnement de votre ordinateur et qui vous permet de manipuler des fichiers entre votre ordinateur et votre espace de stockage comme si tout se passait uniquement sur votre ordinateur (votre espace de stockage en ligne est par exemple accessible comme un dossier de votre environnement windows).

Vous disposez déjà d’un outil qui vous permet de conserver des copies de vos fichiers, une sauvegarde, que vous pourrez toujours retrouver si vous perdez l’original. Le deuxième intérêt, c’est qu’à partir du moment où votre fichier est en ligne sur le serveur (de façon protégée et sécurisée, à moins que vous ne l’ayez rendu public ou accessible à d’autres), vous pouvez récupérer ce fichier depuis n’importe quel équipement connecté à Internet. Vous disposez d’un outil qui vous permet donc de transférer facilement un fichier d’un ordinateur de l’Université sur votre ordinateur de la maison ou sur votre portable (en fait, il n’est même plus nécessaire de transférer votre fichier d’un ordinateur à un autre, le fichier est tout simplement accessible depuis tout ordinateur connecté à Internet et vous pouvez travailler directement avec).

La plupart de ces services sont « multi-plateformes », c’est-à-dire qu’ils fonctionnent sur plusieurs environnements: windows , mac OS, linux… ainsi que sur les smartphones (iOS, android) et les tablettes tactiles. Ils proposent aussi une interface de gestion de votre espace en ligne depuis les navigateurs web standard du type firefox. Quel que soit l’équipement connecté auquel vous avez accès, vous êtes en mesure de copier ou de récupérer des fichiers de votre espace de stockage en ligne.

Les services de stockages en ligne fonctionnent tous sur les mêmes principes. Vous créez un compte sur le serveur web du service. Vous choisissez la formule de stockage qui vous convient: la plupart proposent une formule gratuite de 1 à plusieurs Go et des formules payantes avec plus d’espace de stockage et éventuellement plus de fonctionnalités. Il existe aussi des formules basée sur le parrainage.

Les fichiers que vous enregistrez dans votre espace en ligne sont stockés « dans les nuages », expression qui signifie qu’ils sont enregistrés sur des serveurs équipés d’espaces de stockage gigantesques accessibles continuellement, peu importe où et comment pour vous. Les fichiers sont sécurisés dans une certaine mesure, la plupart des services proposant une connexion sécurisée entre votre ordinateur et ses serveurs pour le transfert, et vos fichiers en ligne sont encryptés pour ne pouvoir être accessibles  que par vous. Par ailleurs, ces services sont pseudo-« intelligents » et en fonction du type de fichiers peuvent vous en faciliter l’accès en ligne: fichiers photos visibles sous forme d’albums et en différentes tailles, fichiers musiques directement « jouables »…

Allons un peu plus loin dans les usages que ces services peuvent vous offrir. Vous pouvez par exemple synchroniser un ou plusieurs fichiers ou un dossier complet. Cette notion de synchronisation rend d’une certaine façon la sauvegarde des fichiers concernés automatique. A intervalle régulier ou à la demande, la nouvelle version de votre fichier sera transférée en ligne. De cette façon vous avez la garantie d’avoir toujours en ligne la dernière version de votre document. Qui plus est, le service de stockage en ligne vous permettra de retrouver des versions anciennes du fichier (chaque fois que vous copiez une nouvelle version d’un fichier, le service conserve les versions précédentes et vous permet de les retrouver).

Ces services vous permettent aussi de partager des documents avec d’autres personnes. Vous pouvez par exemple utiliser ce type de service pour transmettre un fichier ou un document très volumineux à plusieurs destinataires en leur donnant l’adresse du fichier sur votre espace en ligne plutôt que de l’envoyer en fichier attaché.

Enfin, ces services vous permettent aussi de collaborer, c’est-à-dire de permettre à plusieurs personnes clairement identifiées de partager le document, mais aussi de le mettre à jour. Dans son billet, Laurent Hénoque explique comment un service de ce type peut être utilisé pour établir une collaboration autour d’un document en ligne. Des services d’édition collective de documents en ligne du type Google Docs permettent bien entendu de rédiger collaborativement un document, mais la pratique montre que ce mode de collaboration nécessite une organisation et une méthodologie particulière. L’approche collaborative du service de stockage en ligne permet de laisser chaque collaborateur éditer un document à son tour en utilisant son environnement habituel, puis de « passer » le document aux autres pour qu’ils y intègrent leurs propres contributions.

Le service de stockage en ligne le plus populaire est Dropbox, mais il existe des alternatives intéressantes. Les variantes entre ces services sont les différences d’offres (en particulier l’espace offert dans la version gratuite, les tarifs) les plateformes et environnement supportées, les fonctionnalités, l’interface. A chacun de trouver celui qui lui convient le mieux (voir à en utiliser plusieurs dans des contextes différents). Je peux vous indiquer deux autres fournisseurs que j’utilise: Wuala et Ubuntu One.

Wuala a la particularité d’être un service dit « peer to peer » ou pair à pair qui utilise des serveurs, mais peut aussi utiliser les ordinateurs et ressources des ses clients. C’est ainsi que vous pouvez échanger à Wuala une partie de l’espace de votre disque dur contre de l’espace de stockage en ligne. Une autre particularité de Wuala est de crypter vos fichiers non pas sur ses serveurs, mais sur votre propre ordinateur, ce qui augmente la sécurisation de vos données en ligne. Enfin, la dernière caractéristique à noter, est que Wuala est un service proposé par un fabricant d’équipement de stockage: LaCie. Ce fabricant propose actuellement un système qui combine stockage local et stockage en ligne avec des disques usb dont le contenu est recopié intégralement sur un espace en ligne, ce qui permet de « doubler » les sauvegardes.

Ubuntu One a la particularité d’être un nouveau service proposé par une compagnie qui développe et distribue une version de Linux très populaire, Ubuntu. Ubuntu One est intégrée par défaut dans Ubuntu et propose une solution « out of the box » pour ceux qui utilisent Ubuntu (des services similaires existent pour windows et mac OS). Il est aussi utilisable sur d’autres systèmes qu’Ubuntu.

Une remarque concernant l’utilisation des formules gratuites des services web 2.0: l’expérience montre que les prestataires de services en ligne peuvent du jour au lendemain disparaître, être rachetés par un concurrent ou simplement modifier du jour au lendemain les conditions d’utilisation de ses services ou subir des pannes techniques irrécupérables. Dans leur version gratuite, la plupart des services ne garantissent pas la continuité du service, qu’ils peuvent décider d’arrêter unilatéralement. Si vous décidez de confier vos fichiers dans de telles conditions, il peut alors être judicieux d’opter pour une version payante qui vous garantit alors beaucoup plus de droits sur la pérennité et le support du prestataire.